Die Methode der Vorbereitung

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Die Beiträge zur Phasenübersicht und zur Phasenkonsistenz ergeben die Zusammenhänge. Es ist wichtig, die Phasen als Teil eines umfassenden Prozesses zu verstehen und die dahinter verborgene Mediationslogik zu verwirklichen. Die Methoden verwirklichen die Phasen der Mediation.1 Sie beschreiben ihre Vorgehensweisen. Die Anbahnung oder Vorbereitung ist die Methode der Vorphase oder noch davor. Sie wurde eingeführt, um eine optimale Akquise zu ermöglichen. Ihre Aufgabe besteht darin, eine gelingende Mediation zustandezubringen.

Einordnung als Methode

Die Vorbereitung ist eher ein Arbeitsschritt als eine Methode. Ihren methodischen Einschlag bekommt sie, in dem der Arbeitsschritt an die Besonderheiten der Mediation angepasst wird. Anders als die Anbahnung ist die Vorbereitung bereits ein Teil der Mediation, der eine Umsetzung erwartet. Er wird der Phase null, also dem Vorfeld der Mediation zugeordnet, weil die Vorbereitungen Einfluss auf die Gestaltung der Mediation nehmen können. Die Mediation ist im Zweifel schon vereinbart.

Die Maßnahmen, die in der Grafik dem Level der Mediation zugeordnet sind, betreffen die Frage nach dem WIE der Mediation. Überschneidungen und Kombinationen mit den Maßnahmen zur Anbahung, also dem OB der Mediation sind möglich.

Beginn der Mediation

Auch bei den Vorbereitungen kann es darauf ankommen, wann der Beginn der Mediation angenommen wird. Die Frage hat nicht nur Auswirungen auf die Vergütung, sondern auch auf den rechtlichen Rahmen, in dem sich der Mediator bewegt. Wenn das Mediationsgesetz im §1 die Mediation als ein Verfahren definiert, bezieht sich die Frage nach deren Beginn also zunächst auf das Verfahren im juristischen Verständnis. In einem juristischen Verständnis scheint die Antwort noch relativ eindeutig zu sein. Juristen würden nach dem Akt suchen, der das Verfahren eröffnet. Bei einem zivilgerichtlichen Verfahren wäre der das Verfahren auslösende Akt die Klageerhebung nach § 253 ZPO. Nach § 261 ZPO begründet die Klageerhebung die Rechtshängigkeit der Streitsache. Die Rechtshängigkeit tritt mit dem Zeitpunkt ein, in dem die Klage zugestellt wird. Mithin erfolgt der Prozessbeginn mit der Zustellung der Klageschrift.

Bei einem Schiedsgerichtsverfahren wird der Beginn ebenfalls auf den zugestellten Schiedsantrag festgelegt. Wenn in einer Verfahrensordnung zur Mediation festgelegt wird, dass die Mediation mit dem Antrag einer Partei beginnen soll, merkt jeder Mediator, dass mit dieser Fiktion etwas nicht stimmen kann2 . Der Antrag begründet noch kein Rechtsverhältnis. Die Fiktion ignboriert die freiwillige Entscheidung der gegnerischen Partei. Nein, die Mediation kann nicht einseitig beginnen.

Ein markanter Einsatzpunkt für den Beginn des Verfahrens ist sicher die Unterzeichnung des Mediationsvertrages bzw. der Mediationsdurchführungsvereinbarung. Je nach Ausgestaltung kommt es allerdings erst nach der 1.Phase zum Vertragsabschluss. Auch haben auf die Mediation zu beziehende Handlungen schon vorher stattgefunden. So betrachtet, hat die Mediation also tatsächlich schon lange begonnen, bevor der Vertrag unterzeichnet wird.

Wenn der Beginn der Mediation nicht mit ihrer rechtlichen Legitimation, sondern mit der Vornahme mediationsrelevanter Handlungen gleichgesetzt wird, ist ihr Beginn zweifelsfrei schon für die 1. Sekunde anzusetzen, in der der Mediator seine Tätigkeit aufnimmt. Dieser Zeitpunkt liegt gegebenenfalls sogar noch weit vor dem ersten Kontakt mit einer der Parteien. Er fällt mit der ersten Akquisehandlung zusammen. Denn schon jetzt kommt es zu Handlungen, an die sich an der Mediation zu messen haben. Schon jetzt kann es zu Mediationsfehlern kommen, was für eine Mediation unbedingt zu vermeiden ist.

Notwendigkeit einer Vorbereitung

Ein Mediator, der sich einfach mit den Parteien an einen Tisch setzt und drauflosredet, handelt außerordentlich unprofessionell.

Dass und welche Vorbereitung notwendig ist, ergibt sich bereits aus der Frage, wen der Mediator zum ersten Termin einlädt. Diese Entscheidung kann er beispielsweise nur treffen, wenn er eine Konfliktanalyse durchgeführt und eine Gesprächsstrategie entworfen hat. Die Vorbereitung zählt zu den unverzichtbaren Aufgaben des Mediators.3 Unterlassungen können sich im Verfahren dramatisch auswirken und gegebenenfalls zum Abbruch führen.

Umfang

Die Vorbereitung ist zugegebenermaßen in vielen Fällen ganz unauffällig und mit minimalem Aufwand verbunden. Der Mediator muss alles wissen, um die Voraussetzungen der Mediation zu prüfen und eine Konfliktanalyse durchführen zu können. Oft genügt eine Rückfrage im Zusammenhang mit der Terminvereinbarung, um den Mediator die dafür erforderlichen Informationen zu liefern. Es genügt eine Hypothese mit Aussagen über die Parteien, den Konflikt und die Eskalation. Der Vorbereitungsaufwand fällt je nach der Konfliktanalyse, dem Format oder dem Anwendungsfeld ganz unterschiedlich aus.

Eine Großmediation mit unbegrenzt vielen Beteiligten und unklaren Themenstellungen erfordert eine ganz andere Vorbereitung als beispielsweise eine innerbetriebliche Mediationen, die zwar auch mehere Beteiligte hat aber einen festeren Rahmen vorgibt. Mindestanforderungen für eine valide Vorbereitung sind die Prüfung der Geeignetheit, die Anfertigung einer Konfliktanalyse und die Mediationsplanung.

Geeignetheit Konfliktanalyse Mediationsplanung

Maßnahmen

Während es in den Akquiseschritten stets um die Entscheidung für eine Mediation ging, dient die Vorbereitung bereits ihrer Ausführung. Selbst wenn die Entscheidung für die Mediation bereits gefallen ist, kann es erforderlich sein, dass weitere Vorbereitungen erforderlich sind, bevor es zum ersten Gesprächstermin kommt. Der Mediator muss eine Konfliktanalyse durchführen und, falls noch nicht geschehen, die Geeignetheit der Mediation prüfen können. Er muss alle Informationen einholen, um eine Gesprächsstrategie zu entwickeln. Der Mediator sollte wissen, worauf er sich einlässt und wen er wie einzuladen hat, damit sich die Gespräche im gewünschten Sinne entwickeln können. Die Faustregel lautet:

Zur Vorbereitung stehen dem Mediator folgende Werkzeuge zur Verfügung:

Vorgespräch

Anders als bei einem Akquisegespräch ist bei einem Vorgespräch die Entscheidung für die Mediation möglicherweise bereits gefallen. Damit verschieben sich der Zweck und der Inhalt des Gesprächs. Jetzt geht es allein um die konkrete Vorbereitung und die Durchführung der Mediation. Ob ein Vorgespräch sinnvoll ist oder nicht, ist eine Frage des Einzelfalls. Entscheidend ist, ob der Mediator bereits alle Bedingungen kennt, die für das zu führende Gespräch einschlägig sind und wie er sie abfragen kann. Wenn es also zu einem Vorgespräch kommt, sind alle Informationan abzufragen, die für eine Konfliktanalyse und die entsprechenden Planung des Gesprächs erforderlich sind. Gegebenefalls ist es erforderlich, die eine oder andere Partei einzustimmen und auf das gemeinsame Gespräch vorzubereiten, sodass sie offen reden kann. Auch wenn die Mediation rechtlich noch nicht begonnen hat, sollte das Vorgespräch wie ein Einzelgespräch behandelt werden. Über seine Durchführung (nicht zwingend en Inhalt) sind die anderen Beteiligten nach §3 Abs. 1 Mediationsgesetz zu unterrichten. Mehr dazu ...

Umfragen

Wie der Name besagt, handelt es sich bei der Fragebogentechnik um ein Werkzeug, das anonymisierte Abfragen im Fragebogenformat ermöglicht. Das Werkzeug dient zur Vorbereitung der Mediation. Es erspart Vorgespräche und kann gut bei Gruppen eingesetzt werden. Die Teilnehmer bekommen einen auf den Fall zugeschnittenen Fragebogen, der nur zur Hintergrundinformation der Mediatoren verwendet wird und eine Konfliktanalyse ermöglicht. Die Auswertung erlaubt eine präzise Planung der Mediation.

Vorermittlungen

Vorermittlungen dienen meist zur Vervollständigung der Konfliktanalyse. Auch können sie dazu beitragen, Hintergrundinformationen zum Fall herauszufinden. In der Regel ergänzen und unterstützen sie die Vorgespräche und Umfragen. Sie sind bei der Arbeit mit Gruppen, in Unternehmen und in Großprojekten meist unausweichlich. Sie werden benötigt, um eine Gesprächsstrategie zu entwickeln und sind in dem Umfang vorzunehmen, der die Bestandsaufnahme innerhalb der Mediation ermöglicht, ohne ihr vorzugreifen.

Bewältigung der Startprobleme

Schwierig wird die Situation bei einem hoch eskalierten Konflikt wenn nur eine Partei die Mediation nachfragt. Die damit einhergehenden Herausforderungen werden in dem Beitrag Startprobleme erörtert mit Vorschlägen, wie sie zu überwinden sind. Mehr dazu ...

Entwicklung einer Gesprächsstrategie

Die Entwicklung einer Gesprächsstrategie ist ein Teil der Mediationsplanung und mithin eine Aufgabe des Mediators.4 Die Gesprächsstrategie wird bei Personenmehrheiten erforderlich, wo es darauf ankommt, Gruppen und Dialogpartner zu finden und so zusammenzustellen, dass ein Austausch möglich ist. Eine Gesprächsstrategie kann auch erforderlich werden, um die Themen geordnet abzuarbeiten. Mit der Gesprächsstrategie entscheidet der Mediator, mit welcher Partei er wie, wann und worüber zu sprechen hat, um eine effiziente Verstehensvermittlung zu ermöglichen. Ein Einzelgespräch beispielsweise kann eine gute Strategie sein, wenn es sich herausstellt, dass die Partei in Gegenwart der gegnerischen Partei nicht oder nur schwer in der Lage ist, über ihre persönlichen Belange zu sprechen. Mehr dazu ...

Vorgespräch Fragebögen Vorermittlungen Startprobleme

Zeitpunkt

Die zur Konfliktanalyse erforderlichen Fragen lassen sich nicht immer im Vorfeld klären. Der Fall und damit die genau zu beteiligenden Personen werden erst in der 2. Phase verbindlich. Darüber hinaus kann sich die Konstellation während der Mediation auch noch ändern. Mithin zieht sich die Vorbereitung in die Mediation hinein. Sie kann und sollte bei unklaren Fällen auch ausdrücklich vorbehalten und in die Mediation hineingeschoben werden. Es ist kein Problem der Mediation jederzeit an die Gegebenheiten anzupassen.

Bedeutung für die Mediation

Die Arbeitsweise des Mediators lässt erkennen, wie professionell er aufgestellt ist. Deshalb hat der Mediator die Aufgabe, sich und die Mediation so präzise wie möglich vorzubereiten. Wenn vorbereitende Fragen nicht beantwortet werden können, muss er das offenlegen und mit den Parteien abstimmen, wie damit umzugehen ist. Die Klärung der offenen Fragen kann auch Teil einer Mediation sein.

Was tun wenn ...

• Der Mediator bereitet sich nicht vor
• Es wird eine Mediation trotz Vorbefassung durchgeführt
• Der Mediator unterlässt die Prüfung der Geeignetheit
• Der Mediator unterlässt die Prüfung der Mediationsvoraussetzungen
• Weitere Empfehlungen im Fehlerverzeichnis oder im Ratgeber

Included: Zeitrahmen, Akquisegespräch, Vormediation, Vorgespräch, Fragebogentechnik, Vorermittlungen