Falldokumentation
Grundsätzlich ist die Frage der Dokumentation von der Protokollierung abzugrenzen. Die Dokumentation wiederum erfordert eine Unterscheidung nach ihrem Zweck. Folgende Beiträge setzen sich mit der Frage der Protokollierung und der Dokumentation auseinander:
Protokoll (als Handlungsnachweis) Qualitätsdokumentation Falldokumentation Abschlussdokumentation
Wie der Name sagt, bezeichnet die Falldokumentation eine Darstellung des Falles in seinem mediativen Ablauf. Eine genaue Abgrenzung zwischen dem Protokoll, der Dokumentation und einer Notiz finden Sie im Beitrag Protokolle.
Dokumentationspflicht
Die Falldokumentation wird im Gesetz nicht explizit angesprochen. Lediglich der § 5 des Entwurfs der ZMediatAusbV sah eine Dokumentationspflicht vor. Auch wenn die gültige ZMediatAusbV diese Vorschrift nicht übernommen hat, ist die Dokumentation spätestens aus Gründen des Qualitätsmanagements angezeigt. Sie wird von einigen Verbänden in den Standards vorgeschrieben.1 Auch außerhalb der Ausbildung lohnt sich eine Falldokumentation aus Gründen des Qualitätsmanagements.
Sinn und Zweck
In der Ausbildung soll die Dokumentation Anlass sein, sich über den Gang des Verfahrens, das Verhalten des Mediators und den Umgang mit besonderen Situationen Gedanken zu machen. Weiterhin soll die Dokumentation belegen, dass Fälle bearbeitet wurden. Im Alltegageschäft soll die Dokumentation zeigen, daass die wesentlichen Schritte der Mediation mediationsfehlerfrei durchgeführt wurden.
Format
Vorschriften über die Fassung der Dokumentation gibt es nicht., Eine Orientierung findet sich im Entwurf des Entwurfs der ZMediatAusbV. §5 des Entwurfs sah vor:
(1) Der zertifizierte Mediator hat regelmäßig Mediationsverfahren durchzuführen, und zwar innerhalb von zwei Jahren mindestens vier Mediationsverfahren als Mediator oder Co-Mediator.
(2) Die Mediationsverfahren nach Absatz 1 sind zu dokumentieren. Die Dokumentation muss enthalten:
Name, Vornamen, Geburtsort und Geburtsdatum des Mediators und gegebenenfalls des Co-Mediators,
Datum, Ort und Dauer der Mediationstermine und Vorgespräche, anonymisierte Angaben zur Konfliktsituation, zu den Konfliktbeteiligten und den Konfliktthemen sowie anonymisierte Beschreibung des Verlaufs und Ausgangs der Mediation.
(3) Der zertifizierte Mediator soll auch praktische Erfahrungen im Rahmen von Supervision, Intervision und Covision erwerben.
Vorlage
Die nachfolgende Vorlage für eine Falldokumentation orientiert sich an den Vorschriften des Entwurfs zur Ausbildungsverordung mit einigen sinnvollen Ergänzungen. Die Vorlage kann für die in manchen Ausbildungen vorausgesetzte Falldokumentation verwendet werden.2
Dokumentation
über die Durchführung einer Mediation in einer
- Mediator: Name .... Vorname ... Geburtsort ... Geburtsdatum ....
- Co-Mediator: Name .... Vorname ... Geburtsort ... Geburtsdatum ....
Mediationstermine haben stattgefunden am:
- Datum, Ort, Vorgespräch
- Datum, Ort, Mediationstermin
- Datum, Ort, Mediationstermin
- usw.
Angaben zur Konfliktsituation
Der Mediation liegt folgender Fall zugrunde .....
Anonymisierte Angaben zu den Konfliktbeteiligten
- Auftraggeber (falls abweichend) ist eine natürliche Person.
- Auftragnehmer ist der Mediator
- Mediand 1 ist Anspruchsteller
- Mediand 2 ist Anspruchsgegener
Angaben zu den Konfliktthemen
Der Streit wurde wie folgt identifiziert ...
In Phase zwei wurden folgende Themen herausgearbeitet ....
- Thema 1 / Position / Gegenposition
Die Themen stimmen mit den Konflikthypothesen überein / Die Konflikthypothese wurde den Themen angepasst. Die Parteien gaben an, dass keine weiteren Themen zu besprechen seien / dass zwar Themen bestehen, die aber nicht besprochen werden sollen.
Konfliktanalyse und Hypothesen
Die Konflikthypothese wurde (bereits nach dem ersten Mediadnengespräch/in der ersten Sitzung/...) durchgeführt und während der Mediation permanent überpüft. Die Konflikthypothese ... (hat sich nicht verändert / hat sich wie folgt verändert / ..). Folgende Konflikte wurden identifiziert:
- Sachkonflikt: ...
- Beziehungskonflikt zwischen ...
Die Konfliktlandkarte sieht wie folgt aus ....
Verlauf der Mediation
Phase 0:
Vorkontakte,
Besonderheiten bei dem Zustandekommen der Mediation,
verwertbare Hinweise auf die Konfliktanalyse und die Planung der Mediation
Phase 1:
Zielvereinbarung erfolgt, Parteien erklären sich bereit nach einer Lösung zu suchen und darüber eine Einigung herbeizuführen.
Grundsätze (Freiwilligkeit, Vertraulichkeit, Eigenverantwortlichkeit) erläutert und abgestimmt.
Ablauf in Phasen erklärt
Verschwiegenheit gem § 4 erläutert
Gesprächsregeln wurden nicht vereinbart, da kein Bedarf
Phase 2:
Streit wurde ermittelt, indem jede Partei zum Vortrag aufgefordert wurde. Mit der Zusammenfassung wurden die Positionen herausgestellt und die o.g. Themen erarbeitet. Es wurden keine weiteren Themen benannt.
Phase 3:
Initialisierende Frage war .....
Dialoge im Ping Pong und Windows 1 Folgende Auffälligkeiten wurden festgestellt .....
Intervention darauf .....
Abgleich der auf Flipchart aufgezeichneten Interessen nach Windows 2
Phase 4:
Optionensammlung im Brainstorming
Bewertung mit Schulnoten
Daraus hat sich folgendes Lösungskonzept erarbeiten lassen.
WATNA/BATNA
Hinweis auf Beratung mit Ergebnis: Beratung sollte (nach Erörterung) nicht in Anspruch genommen werden.
Ausgang der Mediation
Es wurde folgende Einigung herbeigeführt .....
Die Formulierung erfolgte von den Parteien selbst. Der Mediator hat nur protokolliert
Qualitätsmanagement
Es wurden Abweichungen von Eckdaten des Qualitätsmanagements festgestellt und zwar: .....
Sie sind wie folgt behoben worden ...... ....
Evaluation des Ergebnisses erfolgte über Kontrollfragen / Fragebogen
Feedback der Parteien hat ergeben ....
Rechenschafts- und Informationspflichten wurden erfüllt
Check-Qualität
Ort..., den ……………… (………… Uhr)
Unterschriften
Bedeutung für die Mediation
Die Dokumentation dient in erster Linie dem Qualitätsmanagement. Sie zwingt den Mediator, sich mit der Durchführung der Mediation auseinanderzusetzen. Es macht durchaus Sinn, Erfahrungen, die in einer Mediation gesammelt wurden zu archivieren, um gegebenenfalls darauf wieder zurückzukommen. Wer seine Erfahrungen teilen und erweitern möchte, kann die Falle anonymisiert im Praxisforum oder im Intervisionsform einstellen. Was Mediatoren im Einzelnen verwahren müssen (oder sollten), ergibt sich aus dem Beitrag Aktenführung.
Was tun wenn ...
- Der Mediator protokolliert ohne Einwilligung der Parteien
- Der Mediator unterlässt eine Dokumentation
- Weitere Empfehlungen im Fehlerverzeichnis oder im Interventionenverzeichnis
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Aliase: Fallnachweis
Siehe auch: Muster-Dokumentation
Prüfvermerk: -