Zeitmanagement

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Der Umgang mit der Zeit spielt in der Mediation eine wichtige Rolle. Da ist einiges zu beachten. Beachten Sie bitte auch:

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Die Dauer einer Mediation ist schwer vorauszusagen. Nicht immer gibt es ein offenes Zeitfenster. Ein geschicktes Zeitmanagement kann dem Mediator helfen, dass die Parteien trotzdem optimale Ergebnisse erzielen.

Im Grunde ist der Mediator stets im Zeitdruck. Am Ende schauen die Parteien auf die Rechnung. Dann müssen das Ergebnis und die Leistung in einem gesunden Verhältnis stehen. Um das zu gewährleisten, arbeitet der Mediator stets daran, seine Leistungen zu verbessern. Sein Zeitmanagement spielt dabei eine wichtige Rolle. Es beginnt mit einem Zeitplan.

Zeitplan

Eine professionell durchgeführte Mediation ist kein willkürliches Gespräch. Ein erfahrener Mediator kann nach der Konfliktanalyse in etwa einschätzen wie viel Zeit für die Konfliktlösung notwendig ist. je länger die Mediation dauert, je besser er also die Parteien kennt und deren Verhandlungsbereitschaft und -kompetenz einschätzen kann, desto konkreter kann er den Zeitaufwand kalkulieren. als Grundsatz mag er davon ausgehen, dass eine transformative Mediation etwa den fünffachen Zeitaufwand benötigt wie eine facilitative Mediation. Das ist ein Erfahrungswert, der genauso zutrifft wie die Behauptung, dass ein hochentwickelter Konflikt mehr Gesprächszeit erfordert als ein niedrigschwelliger. Voraussetzung ist immer eine sorgfältige Konfliktanalyse. Je nach Fall erlaubt sie eine mehr oder weniger aufwändige Vorbereitung.

Bei der Erstellung des Zeitplans sollte der Mediator keinesfalls die Grenzen außer Acht lassen, die ihm von den Parteien gesetzt werden. Meistens klären sich diese Frage in Verbindung mit der Honorarvereinbarung. die Parteien werden zu Beginn der Mediation kaum in der Lage sein, ihre Bereitschaft zu den wiederkehrenden Terminen zu bestätigen. Es genügt auch, wenn die grundsätzlichen Möglichkeiten abgestimmt sind. Es erweist sich oft als ein Vorteil, wenn die Parteien während des gesamten Gespräches anwesend sind. Dann gewinnen auch sie Vertrauen und eine Idee, welcher Aufwand erforderlich ist, um zu dem gewünschten Ergebnis zu kommen.

Sitzungsdauer

Erfahrungsgemäß ist eine einstündige Sitzung zu kurz. Man hat das Gefühl das noch etwas nicht gesagt ist. nach 90 Minuten tritt Erschöpfung ein. Die konstante Konzentrationsfähigkeit des Menschen ist ohnehin auf ca. 40 Minuten beschränkt. Nach 90 Minuten zeigen sich oft die ersten Erschöpfungssymptome. die Parteien erlegen die Mediation mitunter als anstrengender als der Mediator. Er ist Profi und dann solche Gespräche gewöhnt. Die Parteien sind es nicht. Der Mediator sollte das nicht aus den Augen verlieren.

Verfahrensdauer

Der Vergleich der Verfahrensdauer wird stets als Argument für die Mediation verwendet. Die Mediation sei schneller als das Gerichtsverfahren, wied ihr unterstellt. Anders als beim Gerichtsverfahren gibt es für die Mediation keine Statistik, die diese Behauptung belegen kann. Es gibt jedoch Erfahrungswerte. Es gibt durchaus langwierige Mediationen und es kann auch sehr kurze Gerichtsverfahren geben. Richtig ist, dass die Mediation im Vergleich zum Gericht ein effizienteres Zeitmanagement erlaubt. Das ausschlaggebende Moment ist jedoch das Streitverhalten der Parteien und der Parteivertrter. So gesehen kann die Verfahrensdauer durchaus auf die Verfahrensweise zurückgeführt werden. Das Gericht führt in den Streit. Die Mediationführt heraus.

Zeitfenster

mit dem Zeitfenster wird zum einen der Zeitpunkt bezeichnet an dem die Mediation beginnen sollte und zum anderen
der Zeitrahmen innerhalb dessen der Mediation abzuwickeln ist.

Der Zeitpunkt an dem die Mediation beginnen sollte

Solange der Konflikt noch nicht eskaliert ist, kann die Mediation im Grunde zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden es. Hier ist allenfalls zu fragen, ob es unbedingt eine Mediation sein muss und auch nicht eine Moderation genügt. Sobald der Konflikt her eskaliert ist möchte Mediation erforderlich. Jetzt kommt es darauf an, dass sie mit der Konfliktstrategie der Partei in Einklang gebracht werden kann. Das ist nicht immer der Fall. Der Mediator wird es daran merken, dass es nicht so einfach ist, beide Parteien an einen Tisch zu bekommen. Bitte lesen Sie die Beiträge über die Startprobleme und die konfliktreife, um den richtigen Moment abzupassen, wann die Mediation zu starten ist, damit sie trotz des Konfliktes erfolgreich verläuft.

Der Zeitrahmen innerhalb dessen der Mediation abzuwickeln ist

Damit der Mediator das Gespräch einplanen kann, sollte er zu Beginn von jeder Sitzung das Zeitfenster abklären. Damit verhindert er, dass eine der Parteien überraschend und unangekündigt zum Arzt oder sonst wohin muss. Auch ist der Mediator gut beraten wenn er selbst nach der Sitzung einen Nachlauf von ca. 30 Minuten (oder mehr) einplant. Es kann passieren dass das Gespräch am Ende der vorgesehenen Zeit eskaliert, sodass dies ein ungünstiger Moment ist, die Parteien zu entlassen. Der Mediator soll doch den Parteien raten nach der Sitzung nicht sofort einen anderen Termin anzuberaumen sowie ihr die Parteien beraten sollte die Mediation nicht nach Stressterminen aufzusuchen.

Pausen

Wenn das Gespräch nach 90 Minuten nicht ohnehin vertagt wird, sollten Pausen eingeplant werden. Sinnvollerweise stimmt der Mediator die Pausen mit den Parteien ab und richtet sich nach deren Bedürfnissen. es macht überhaupt keinen Sinn, die Muscle Mediator durchzuprechen. die Parteien müssen eine auferstehen basierende Lösung finden. Druck - und wenn es nur ein Zeitdruck ist - erreicht das Gegenteil.

Vertagung

Die Unterbrechung und Fortsetzung der Mediation ist in der Regel kein Problem und in bestimmten Fällen sogar anzuraten. Besonders bei der transformativen Mediation erreicht der Mediator eine gedankliche / emotionale Tiefe, die eine Vertagung zwingend erforderlich machen kann. Die Mediation ist verstandesorientiert. Es kann also passieren, dass die Parteien während der Mediationssitzung eine gedankliche Entwicklung durchgemacht haben und zu Erkenntnissen gekommen sind, die sich beim Überschlafen wieder relativieren. Beim Schlafen passen sich Bewusstsein und Unterbewusstsein an. Die Intelligenzzentren gleichen sich ab. Also sollten die Parteien die Gelegenheit erhalten, mit sich selbst ins Reine zu kommen. Auch brauchen Sie je nach Fall die Chance, ihre Gedanken mit Angehörigen oder Freunden zu erörtern.

Die Dauer der Unterbrechung bzw. der Zeit zwischen zwei Mediationssitzungen sollte auch mit den Parteien abgestimmt werden. Sie richtet sich nicht nur nach dem Terminkalender, sondern auch nach der inneren Verarbeitungszeit. Manchmal müssen die Parteien Hausaufgaben machen. Sie müssen Informationen beschaffen, Unterlagen zusammenstellen oder Entscheidungsoptionen (wie etwa die Kreditmöglichkeit) abprüfen. Manchmal müssen auch Expertisen eingeholt werden. In dem Fall richtet sich die Unterbrechungszeit nach dem Beschaffungsaufwand. Dauert er lange ist der Mediator gut beraten einen kurzen Zwischentermin abzuhalten oder zumindest telefonisch mit den Parteien in Kontakt zu treten, damit das Erreichte in der Mediation nicht wieder verloren geht.

Wann es zur Unterbrechung kommt, sollte sich am Verfahrensstand ausrichten. Vertagt der Mediator die Mediation in der 2.Phase, entlässt er die Parteien im Streit. ein guter Moment für eine Vertagung ist zu Beginn der 3.Phase. Dann haben die Parteien die Streitphase hinter sich und schon einen ersten Eindruck, wie sich der Blick in die heile Welt anfühlt. Die ersten Kriterien für einen konfliktfreien Zustand sind erarbeitet und die Parteien haben einen Eindruck davon, dass es mehr Gemeinsamkeiten gibt als sie erwartet hatten. Die nebenstehende Grafik weist die besten Gelegenheiten für eine Unterbrechung oder Vertagung aus. Natürlich kann eine Unterbrechung (am besten zu den Zeitpunkten) wiederholt werden. Auch sollte die Empfehlung nicht statisch genutzt werden, sondern sich an die bedürfnisse der Parteien bzw. die Anforderungen der Mediation anpassen.

Beachten Sie bitte die Hinweise, die Sie den Parteien mit auf den Weg geben sollten, damit die Vertagung kein Risiko wird. Sie können den Medianden das dafür kreierte Merkblatt weiterleiten.1

Dynamik

Das Zeitmanagement des Mediators sollte stets die dynamik des Konfliktes im Blick haben. Was die Mediation entschleunigt, wird in der Außenwelt wieder beschleunigt. Errungenschaften in der Mediation können also (etwa bei einer Vertagung) durchaus wieder zu Rückfällen führen. Immer wieder kann es also erforderlich sein, die Parteien wieder einzufangen. Einfangen bedeutet, die wieder auf den bereits zurückgelegten Gedankengang zurückzuführen. Immer wenn der Mediator merkt, dass die Partreien schneller denken als er und beispielsweise schon Antworten auf nicht gestellte Fragen geben, wenn sie zu schnell an Lösungen denken oder nach jeder Unterbrechung oder Vertagung, sollte er den Gedankengang der Mediation und den bereits zurückgelegten gedanklichen Weg wieder herstellen. das geschieht am Besten mit der Technik des Zusammenfassens. Wichtig ist, dabei nicht die Inhalte, sondern den Gedankengang aufzuzeigen.

Verkürzung

Muss die Mediation aus welchen Gründen auch immer zeitlich limitiert werden, sollte der Mediator mit den Parteien abstimmen wie er mit der verkürzten Zeit umgehen soll. Eine Möglichkeit ist Themen auszuklammern. Eine andere Möglichkeit ist, Emotionen auszulagern oder die Phasen nach dem Beispiel der Kurzmediation zeitlich zu limitieren. Ob der Mediator Redezeiten einführt hängt auch vom Einzelfall ab. der Mediator mag auch erwägen, dass die Mediation nicht zwingend immer in einem gemeinsamen Gesprächstermin vor Ort stattzufinden hat. Kann sich die Erlaubnis einholen mit den Parteien zu telefonieren oder zu mailen, um Redezeit zu gewinnen.

Zeitzonen

Mit der Distanz kommen auch Zeitprobleme auf. Diese können den Mediator vor ungewohnte Herausforderungen stellen. In Deutschland beispielsweise gibt es nur eine Zeitzone. Hier ist man es nicht gewöhnt Gespräche nach der Lokalzeit des Anderen auszurichten. In Ländern wie die Sowjetische Föderation, Kanada oder die USA beispielsweise ist das völlig anders. Wenn Sie mit einem Kollegen oder einem Gesprächspartner in Übersee telefonieren sollen, ist also zu bedenken, dass mindestens 6 Zeitzonen zwischen Ihnen und dem Gesprächspartner liegen. Rufen sie ihn in ihrer Arbeitszeit an, wecken Sie ihn mitten der Nacht auf. Er wird nicht begeistert sein.

Berücksichtigen sie auch wenn eine Partei eine lange Anreise hatte, dass sie unter dem Jet lack leidet. Am besten, sie sprechen sich ab, ob und inwieweit derartige Beeinträchtigungen vorliegen und vereinbaren dementsprechende Pausen.

Bei großen Distanzen kann es schwierig sein, Folgetermine zu vereinbaren. Man wird darauf drängen, solche zu vermeiden. Wichtig ist, dass sich der Mediator jetzt nicht unter einen Zeitdruck setzt. In kei-nem Fall sollte er sich veranlasst sehen, die Parteien nun unter dem Zeitdruck zu einer Lösung zu drängen. Das umstrittene Modell der Kurzmediation gibt eine Methodik vor, wie der Mediator mit dem eingeschränkten Zeitkontingent umgehen kann. Er plant für jede Phase ein anteiliges Zeitkontingent und ermahnt die Parteien zur Einhaltung. Auch wenn der Mediator so oder ähnlich verfährt, sollte er sich über den äußeren Druck im Klaren sein, der die Parteien zu einer Einigung drängt. Wenn die Parteien damit einverstanden sind, dann obliegt es deren Verantwortung, wenn so verfahren wird. Es ist allerdings zwingend, dass der Mediator die Parteien auf die Gefahren und Herausforderungen des eingeschränkten Zeitkontingents hinweist.

Was tun wenn ...

• Die Partei verlässt die Mediation
• Die Partei droht mit Abbruch
• Nach einer Vertagung hat die Eskalation wieder zugenommen
• Weitere Empfehlungen im Fehlerverzeichnis oder im Ratgeber

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Alias: Zeitfenster, zeitliche Planung, Zeitlimit, zeitliches Setting, Mediationstermin, Kurzmediation
Siehe auch: Setting, Fristen, Zeitmanagement, Windows of Opportunity, Konfliktreife, Zeitrahmen
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Geprüft: