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Aktenführung und Aktenmanagement

Üblicherweise bezeichnen Akten die Sammlung von Unterlagen, die zu einem geschäftichen oder gerichtlichen Vorgang gesammelt werden. Im Gericht wird zwischen Prozess und Handakten unterschieden. Es gibt also, wenn man so will, eine offizielle und eine inoffizielle Akte. Also eine Akte mit den zum Verfahren gehörenden Dokumenten und eine Akte mit Notizen zum Verfahren, die nicht zwingend parteiöffentlich ist. Auch der Anwalt kennt die Unterscheidung zwischen der offiziellen Verfahrensdokumenten und den davon zu separierenden Unterlagen. Dazu zählen z.B. auch Dokumente, die er für die Partei in Verwahrung nimmt.

Wozu brauche ich Akten?

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Eine Auseinandersetzung mit der Frage, ob und wie ein Mediator seine Akte zu führen hat, orientiert sich zunmächst an der Frage nach dem Akteninhalt.

Mediationsakten

Auch wenn die Mediation grundsätzlich keine Protokollierung kennt, kommt auch der Mediator ohne Akten nicht aus. Er muss die personenbezogenen Daten speichern. Mitunter nimmt er Dokumente entgegen, die sicher zu verwahren sind. Kommt es zu einer Abschlussvereinbarung, sollte auch sie sich in den Akten wiederfinden lassen. Gegebenenfalls gehört auch eine Dokumentation über den Fall dort hinein. Der erforderliche Akteninhalt orientiert sich stets an den Erfordernissen des Verfahrens. Im Einzelnen:

Personaldaten
Protokolle: Nach §2 Abs. 6 Mediationsgesetz darf die Abschlussvereinbarung nur mit Zustimmung der Parteien dokumentiert werden. Was für die Abschlussvereinbarung gilt, betrifft natürlich auch alle anderen Protokollierungen. Das heißt konkret, dass Protokolle nur mit Einwilligung der Parteien geführt werden dürfen. Um ein offenes Gespräch zu ermöglichen, bei dem die Parteien nicht in der Angst leben müssen, etwas Falsches zu sagen, worauf sie später (etwa in einem Gerichtsverfahren) festgenagelt werden, sind Wortprotokolle sogar zu vermeiden. Unabhängig davon kann ein Bedarf (auch zum Schutz des Mediators) bestehen, wichtige Prozessentscheidungen festzuhalten. Entnehmen Sie die Einzelheiten bitte dem Beitrag Protokolle
Datenmaterial
Dokumentation: Im Entwurf der ZMediatAusbV war eine Dokumentationspflicht vorgesehen. In den aktuellen Fassungen1 lassen sich weder das Mediationsgesetz, noch die Ausbildungeverordnung auf die Frage der Dokumentationspflicht ein. Wenn darin eine Pflicht gesehen wird, ließe sie sich nur aus allgemeinen Überlegungen,. wie die der Qualitätssicherung herleiten. Eine Dokumentatiuon ist sinnvoll, auch zum Schutz des Mediators. Ob und wie zu dokumentieren ist, erläutert der Beitrag Dokumentation bzw. das Kapitel Strategie weiter unten.
Vereinbarungen

Strategie

Die Strategie der Aktenführung oder der Aktenführungsstil orientiert sich am Zweck. Natürlich müssen die Kontaktdaten und die später zur Abrechnung erforderlichen Daten erfasst und gespeichert werden. Die Vorhaltung dieser Daten ist mindestens bis zur vollständigen Begleichung der Verbindlichkeiten und dem Ablauf von Anfechtungsfristen erforderlich. Sinnvollerweise sollen die Daten, die in einer Mediation zu verarbeiten sind verfügbar sein. Dafür genügt eine temporäre Ablage von Notizen und Vermerken. Mit Ausnahme der in der Mediation getroffenen Vereinbarungen und zum Nachweis der korrekten Durchführung der Mediation, sind Protokolle untunlich. Inhaltsprotokolle sind zu vermeiden, weil die Erklärungen der Parteien bis zum Abschluss unverbindlich sind. Verbindliche Erklärungen können festgehalten werden. Schließlich ist eine Datenerfassung zur Qualitätssicherung erforderlich. Dafür dient die sogenannte Dokumentation, die allerdings völlig anonymisiert zu verfassen ist und lediglich zum Nachweis durchgeführter Mediationen oder zur eigenen Reflexion dienen.

Datenschutz

Eine Akte verwahrt auch persönliche Daten. Zumindest die Daten zur Kontaktaufnahme und zur Abrechnung müssen gespeichert werden. Mit dem Erlass der DGSVO unterliegt bereits die Speicherung und Verwendung von Addressdaten zu nicht rein familiären und privaten Zwecken in einem Dateisystem einem Einwilligungsvorbehalt. Der Mediator sollte also offenlegen, welche Daten er wofür und wie lange verwahrt. Welche Konsequenzen und Pflichten sich aus den datenschutzrechtlichen Vorschriften für den Mediator im Einzelnen ergeben, wird in dem Beitrag Datenschutz in der Mediation näher ausgeführt.

Datenschutz in der Mediation Datenschutzerklärung

Aktenführungspflicht

Eine explizite Verpflichtung zur Aktenführung ist im Gesetz für Mediatoren nicht geregelt. Wohl aber für Berufe, die Mediation ausüben. Dazu zählen z.B. die Rechtsanwälte, die Steuerberater usw. Diese Berufsgruppen sind also gut beraten, wenn sie die Akten nach den für sie geltenen Vorschriften führen. Für den Mediator lässt sich die Aktenführungspflicht als eine zur ordnungsgemäßen Ausführung des Berufs / der Verfahrensführung notwendige organisatorische Pflicht ableiten.

Aufbewahrungsfristen

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Verwahrungspflichten

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Herausgabe

Originalunterlagen müssen an die Person ausgehändigt werden, die sie eingereicht hat. Wenn der Mediator Unterlagen in der Akte gespeichert hat, die Grundlage für die Entscheidung der Parteien geworden sind, gehört es zur Transparenz und dem Anspruch der Mediation, nachvollziehbare Entscheidungen herbeizuführen, die nach §2 Abs. 6 Mediationsgesetz in Kenntnis der Sachlage getroffen werden, dass die dazu führenden Unterlagen den Parteien zugänglich sind. Die Berufung auf die Verschwiegenheit besteht nicht gegenüber den Parteien.

Anders mag sich der Sachverhalt darstellen, wenn es sich um Originalunterlagen handelt, die von einer Partei zur Verfügung gestellt werden. Dann besteht mit dieser Partei ein Verwahrungsvertrag, aus dem die überlassende Partei berechtigt ist. Besteht Streit, wer der Eigentümer oder der berechtigte Besitzer der Dokumente ist, muss der Mediator im Zweifel die Urkunde hinterlegen.

Akteneinsicht

Die Akteneinsicht ist zu gewähren. Sie bezieht sich nicht ohne Weiteres auf die Handakte, d.h. die persönlichen Notizen, die der Mediator für sich zur Gedächtnisstütze angefertigt hat und gegebenenfalls auch nicht auf seine, in erster Linie zum eigenen Qualitätsmanagement dienenden Dokumentation.